Trong văn hoá doanh nghiệp Nhật Bản, trao đổi danh thiếp được coi là một phần quan trọng của quá trình xây dựng mối quan hệ kinh doanh, thể hiện sự tôn trọng đối với đối tác cũng như thay cho lời giới thiệu bản thân. Có rất nhiều công ty tại Nhật thậm chí còn tổ chức đào tạo nhân viên mới cách trao đổi danh thiếp. Vậy làm thế nào để gây ấn tượng với đối tác ngay từ lần đầu tiên gặp mặt? Cùng Michie tìm hiểu ngay thôi nào!

1. Yêu cầu về danh thiếp

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và tôn trọng trong quá trình trao đổi danh thiếp, các yêu cầu về danh thiếp trong văn hóa công sở Nhật Bản bao gồm:

• Thiết kế đơn giản và dễ hiểu: Danh thiếp nên có thiết kế đơn giản, không quá nhiều chi tiết, phù hợp với phong cách của công ty hoặc cá nhân. Màu sắc và chữ viết trên danh thiếp cũng nên được sắp xếp hài hòa và trang nhã.
• Chất liệu và kích thước: Danh thiếp thường được làm từ giấy cao cấp và có kích thước chuẩn 9 cm x 5 cm. Các công ty có thể sử dụng chất liệu cao cấp hơn như da hoặc kim loại để tạo nên sự sang trọng và đẳng cấp.
• Thông tin trên danh thiếp: Thông tin trên danh thiếp được viết bằng tiếng Nhật, sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới. Thông tin bao gồm tên, chức vụ, công ty hoặc tổ chức, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email. Trong đó, tên và chức vụ thường được in đậm. Trong trường hợp có nhiều chức vụ, chỉ in chức vụ cao nhất.
• Số lượng danh thiếp: Nên chuẩn bị đủ hoặc thừa số lượng danh thiếp khi tham gia các buổi hội thảo hoặc cuộc họp để trao đổi với đối tác. 
• Cách bảo quản: Nên để danh thiếp vào ví đựng riêng, tuyệt đối không lấy danh thiếp trực tiếp từ túi quần, túi áo.

Tự thiết kế danh thiếp miễn phí tại đây!

2. Cách trao đổi danh thiếp

Chuẩn bị danh thiếp

• Kiểm tra lại thông tin và số lượng: Người trao đổi cần kiểm tra lại thông tin trên danh thiếp để đảm bảo rằng chúng còn hiệu lực và chính xác. Trong trường hợp không đủ danh thiếp, bạn có thể gửi lại cho đối tác sau kèm lời xin lỗi chân thành nhất.
• Kiểm tra lại chất lượng danh thiếp: Tuyệt đối không sử dụng danh thiếp đã bị nhàu, nát hay rách, bẩn.
• Trước khi tiến hành trao đổi danh thiếp, bạn nên chủ động để danh thiếp cần dùng ra ngoài cùng để có thể thuận lợi lấy danh thiếp, thể hiện tác phong chuyên nghiệp, tôn trọng đối tác.

Nguyên tắc khi trao đổi danh thiếp

Việc trao đổi danh thiếp được coi như một nghi lễ và thường đi kèm với lời chào hỏi và cử chỉ tôn trọng.

Trao danh thiếp

• Trình tự trao danh thiếp: Thông thường, khách đến thăm công ty sẽ là người trao danh thiếp trước, trao cho người có chức vụ cao nhất đến người có chức vụ thấp hơn. Trong trường hợp cả hai bên đều có nhiều người cùng trao đổi danh thiếp, về phía công ty bạn, sếp của bạn sẽ là người trao danh thiếp trước. 

• Khi trao danh thiếp: Tư thế đứng nghiêm trang, mắt nhìn thẳng đối tác và mỉm cười. Trao danh thiếp bằng cả hai tay, dơ cao ngang ngực với phần mặt chính của danh thiếp hướng lên trên về phía người nhận. Tay phải cầm, tay trái đỡ danh thiếp. Giới thiệu rõ ràng tên công ty, phòng ban, tên của bạn với đối tác.

Nhận danh thiếp

Bạn cần nhận danh thiếp bằng cả 2 tay với tư thế trang nghiêm như khi trao danh thiếp. Sau khi nhận danh thiếp, bạn cần đọc kỹ thông tin trên danh thiếp và ghi nhớ tên và vị trí công việc của đối tác. Việc này giúp đối tác cảm thấy được tôn trọng và thể hiện sự quan tâm của bạn đến công việc của họ, mong muốn xây dựng mối quan hệ hợp tác kinh doanh lâu dài. 

Bảo quan danh thiếp của đối tác

Sau khi nhận danh thiếp, bạn cần lưu trữ chúng một cách cẩn thận và tránh việc xé hoặc viết chú thích trên danh thiếp của đối tác. Bạn có thể đặt danh thiếp ở trên bàn một cách cẩn thận, lịch sự hoặc để trong túi đựng danh thiếp. Điều này giúp duy trì mối quan hệ tốt với đối tác và tránh mất mát thông tin quan trọng.

Nếu có thời gian và điều kiện, hãy bày tỏ sự quan tâm đến công việc của người đối tác thông qua việc hỏi thăm, hoặc cung cấp một vài thông tin cần thiết về doanh nghiệp của mình.

Khi kết thúc cuộc gặp mặt, đừng quên cúi đầu hoặc chào tạm biệt đối tác một cách lịch sự bạn nhé!

Xem thêm video quy tắc trao đổi danh thiếp tại đây!

Ấn tượng về lần đầu gặp mặt rất quan trọng phải không nào. Michie còn rất nhiều bí quyết giúp bạn ghi điểm với người Nhật đấy. Alo là Michie có, việc khó cứ để Michie lo!

Tham khảo thêm nhiều thông tin bổ ích về du học Nhật Bản tại đây.

— Mỹ Lu —

(  21/12/2023  )